A. Kto przetwarza dane osobowe:

Administratorem danych osobowych jest firma Grekom sp z o.o. z siedzibą w Krakowie. Mogą Państwo skontaktować się z nami, w szczególności celem skorzystania z praw i uprawnień dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych przez Grekom:

• listownie na adres ul. Fatimska 41A, 31-831 Kraków,
• pocztą elektroniczną – adres mail: biuro@grekom.pl,
• telefonicznie pod numerem 505 083 852

B. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych kontrahentów, pracowników lub współpracowników kontrahentów, potencjalnych kontrahentów Grekom oraz pracowników lub współpracowników potencjalnych kontrahentów

Grekom przetwarza tą kategorię danych osobowych, bowiem pozostają Państwo osobami kontaktowymi u kontrahenta Grekom lub potencjalnego kontrahenta albo są Państwo kontrahentem lub potencjalnym kontrahentem Grekom. Dane osobowe będą przetwarzane, aby:

• zapewnić kontakt w bieżących sprawach, w tym w szczególności w zakresie wykonywania umów między Grekom a pracodawcą (podmiotem, który Państwo reprezentują) lub bezpośrednio z kontrahentem, jak również przedstawiania ofert, otrzymywania i zlecania realizacji zamówień (zleceń), odpowiadania na pytania i pojawiające się problemy w ramach realizacji umów. Powyższe dotyczy odpowiednio potencjalnego kontrahenta oraz jego pracowników i współpracowników. Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości zapewnienia kontaktu z kontrahentami, potencjalnymi kontrahentami, zawierania oraz realizacji umów (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), rozliczania umów zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa w tym podatkowego i rachunkowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• bronić się przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzić ewentualnych roszczeń związanych z umową z kontrahentem lub ze stosunkami prawnymi powstałymi z potencjalnym kontrahentem Grekom. Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości obrony przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń wynikających ze stosunków prawnych wiążących Grekom z kontrahentem lub potencjalnym kontrahentem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Źródłem Pana/Pani danych jest bezpośrednio Państwa pracodawca (podmiotu, który Państwo reprezentują) lub dobrowolnie Państwo sami przekazali te dane Grekom. Dane osobowe obejmują: imię, nazwisko, służbowy numer telefonu i służbowy adres mail, miejsce oraz stanowisko pracy, jak również informacje jakiego typu sprawami się Państwo zajmują w strukturze naszego kontrahenta lub potencjalnego kontrahenta. Brak podania danych osobowych może utrudnić lub uniemożliwić zawarcie, realizację i rozliczenie umów.

Dane osobowe przetwarzane będą w okresie wykonywania umowy, którą zawarł z nami Państwa pracodawca (podmiot który Państwo reprezentują), a także przez okres przedawnienia roszczeń z tej umowy, jak również przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z czynności zmierzających do zawarcia umowy z naszym potencjalnym kontrahentem.

Dane osobowe nie są udostępniane podmiotom trzecim, chyba że jest to niezbędne w ramach działalności Grekom. Odbiorcami danych osobowych w takim przypadku są: operatorzy pocztowi, firmy kurierskie; podmioty świadczące na rzecz Grekom usługi hostingu i serwisu strony internetowej, usługi cloud computing, poczty elektronicznej i innych elektronicznych środków komunikacji, a także systemów informatycznych i telekomunikacyjnych; podmioty wobec których Grekom będzie zobowiązany przekazać dane osobowe na mocy powszechnie obowiązujących przepisów prawa; podmioty współpracujące z Grekom, w szczególności księgowi, prawnicy, doradcy podatkowi; instytucje finansowe (w zakresie dokonywanych rozliczeń pieniężnych); takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Grekom i poleceń Grekom lub w ramach prawnie uzasadnionego interesu.

Przysługują Państwu uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych, tj:

• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych ze względu na szczególną sytuację – w zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Grekom,
• prawo dostępu do danych osobowych,
• prawo żądania sprostowania danych osobowych,
• prawo żądania usunięcia danych osobowych,
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego do ochrony danych osobowych (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

C. Informacje dotyczące przetwarzania danych osób kontaktujących się z Grekom oraz osób, z którymi kontaktuje się Grekom (za pośrednictwem poczty tradycyjnej, poczty elektronicznej, innych platform i aplikacji umożliwiających porozumiewanie się na odległość, kontaktu telefonicznego, spotkań biznesowych i służbowych), w przypadkach innych niż w pkt B i D

Grekom przetwarza niniejszą kategorię danych osobowych, ponieważ albo (I) sami Państwo skontaktowali się z Grekom w celu: rozwiązania (załatwienia) sprawy lub inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych, albo (II) Grekom kontaktuje się z Państwem w sprawach związanych z: zapewnieniem prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa prowadzonego przez Grekom lub inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych; w innych sytuacjach niż wynikające z pkt B i D. Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu:

• inicjowania i utrzymywania kontaktów biznesowych. Podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Grekom polegający na tworzeniu sieci kontaktów biznesowych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• prowadzenia komunikacji celem rozwiązania (załatwienia) sprawy, której dotyczy dany proces komunikacji zainicjowany z Państwa strony. Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes polegający na rozwiązaniu (załatwieniu) sprawy, której dany proces komunikacji dotyczy, a to związku z realizacją kontaktu z Państwa strony związanej z rozwiązania (załatwienia) sprawy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• prowadzenia komunikacji celem zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa prowadzonego przez Grekom. Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa prowadzonego przez Grekom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• obrony Grekom przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzenia ewentualnych roszczeń Grekom związanych z danym procesem komunikacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Źródłem Pana/Pani danych są albo powszechnie dostępne bazy danych, rejestry i ewidencje publiczne, lub sami Państwo dobrowolnie przekazują swoje dane osobowe albo na żądanie Administratora, o ile uzasadnione jest to rozwiązaniem (załatwieniem) sprawy której dany proces komunikacji dotyczy i został zainicjowany z Państwa strony, lub w sprawach związanych z zapewnieniem prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa prowadzonego przez Grekom w związku z kontaktem ze strony Grekom. Konsekwencją odmowy przekazania wymaganych danych osobowych jest brak rozwiązania (załatwienia) sprawy której dany proces komunikacji dotyczy w przypadku kontaktu z Państwa strony.

Dane osobowe przetwarzane będą w okresie rozwiązania (załatwienia) sprawy, której dany proces komunikacji dotyczy. Przetwarzanie danych w związku inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych będzie realizowane przez okres w jakim Państwo pozostają w strukturze podmiotu z którym Grekom ze względu na przedmiot swojej działalności zamierza prowadzić dialog biznesowy, podjąć współpracę. Przetwarzanie danych w ramach prowadzenia komunikacji celem zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa prowadzonego przez Grekom, będzie realizowane wyłącznie przez czas konieczny celem zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa Grekom w związku z danym kontaktem. Ponadto dane osobowe przetwarzane będą przez okres przedawnienia roszczeń wynikłych ze stosunków prawnych powstałych w związku z wyżej wskazanymi okolicznościami dotyczącymi przetwarzania Państwa danych osobowych.

Dane osobowe nie są udostępniane podmiotom trzecim, chyba że jest to niezbędne w ramach działalności Grekom. Odbiorcami danych osobowych w takim przypadku są: operatorzy pocztowi, firmy kurierskie; podmioty świadczące na rzecz Grekom usługi hostingu i serwisu strony internetowej, usługi cloud computing, poczty elektronicznej i innych elektronicznych środków komunikacji, a także systemów informatycznych i telekomunikacyjnych; podmioty wobec których Grekom będzie zobowiązany przekazać dane osobowe na mocy powszechnie obowiązujących przepisów prawa; podmioty współpracujące z Grekom, w szczególności księgowi, prawnicy, doradcy podatkowi; instytucje finansowe (w zakresie dokonywanych rozliczeń pieniężnych); takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Grekom i poleceń Grekom lub w ramach prawnie uzasadnionego interesu.

Przysługują Państwu uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych, tj:

• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych ze względu na szczególną sytuację – w zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Grekom,
• prawo dostępu do danych osobowych,
• prawo żądania sprostowania danych osobowych,
• prawo żądania usunięcia danych osobowych,
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego do ochrony danych osobowych (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

D. Dane osobowe kandydatów do pracy w Grekom

Grekom przetwarza tą kategorię danych osobowych w ramach rekrutacji i zatrudnienia pracowników. Dane osobowe będą przetwarzane:

• aby wykonać obowiązki wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym w szczególności Kodeksu Pracy (art. 22¹p.), a związanych z procesem rekrutacji i zatrudnienia. Podstawą przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Grekom (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• w zakresie przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego co do danych niewymaganych przepisami prawa (dane inne niż: imię i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania i adres do korespondencji, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia), a także na potrzeby przyszłych procesów rekrutacji. Podstawą przetwarzania jest zgoda kandydata do pracy (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
• w ramach prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej. Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Grekom polegający na możliwości sprawdzenia umiejętności wymaganych przez Grekom na danym stanowisku (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• celem obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzenia ewentualnych roszczeń związanych z procesem rekrutacji i zatrudnienia. Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości obrony przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń wynikających ze stosunków prawnych powstałych w ramach procesu rekrutacji i zatrudnienia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Źródłem Pana/Pani danych jest bezpośrednio Państwa aplikacja o pracę, CV, list motywacyjny oraz rozmowa kwalifikacyjna. Brak przekazania danych osobowych może utrudnić lub uniemożliwić prawidłowe przeprowadzenie procesu rekrutacji i zatrudnienia. Brak przekazania danych osobowych co do których przetwarzanie odbywać się może na podstawie Państwa zgody, może utrudnić ocenę Państwa umiejętności wymaganych na danym stanowisku.

Dane osobowe przetwarzane będą w okresie do zakończenia procesu rekrutacji i zatrudnienia na dane stanowisko oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających ze stosunków prawnych powstałych w ramach procesu rekrutacji i zatrudnienia. Za odrębną zgodą kandydata dane osobowe będą przetwarzane również przez okres dwóch lat od dnia zakończenia procesu rekrutacji i zatrudnienia na dane stanowisko na potrzeby nowych rekrutacji przeprowadzanych w tym okresie.

Dane osobowe nie są udostępniane podmiotom trzecim, chyba że jest to niezbędne w ramach działalności Grekom. Odbiorcami danych osobowych w takim przypadku są: operatorzy pocztowi, firmy kurierskie; podmioty świadczące na rzecz Grekom usługi hostingu i serwisu strony internetowej, usługi cloud computing, poczty elektronicznej i innych elektronicznych środków komunikacji, a także systemów informatycznych i telekomunikacyjnych; podmioty wobec których Grekom będzie zobowiązany przekazać dane osobowe na mocy powszechnie obowiązujących przepisów prawa; podmioty współpracujące z Grekom, w szczególności księgowi, adwokaci, doradcy podatkowi; instytucje finansowe (w zakresie dokonywanych rozliczeń pieniężnych); takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Grekom i poleceń Grekom lub w ramach prawnie uzasadnionego interesu.

Przysługują Państwu uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych, tj:

• Prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych – wycofanie zgody na przetwarzanie danych może nastąpić w dowolnym momencie i nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania realizowanego przed jej wycofaniem,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych ze względu na szczególną sytuację – w zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Grekom,
• prawo dostępu do danych osobowych,
• prawo żądania sprostowania danych osobowych,
• prawo żądania usunięcia danych osobowych,
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
• prawo do przenoszenia danych osobowych – przysługuje tylko co do danych, które przetwarzane są na podstawie zgody lub umowy,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego do ochrony danych osobowych (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

E. Zabezpieczenie i ochrona danych

Grekom przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) oraz Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia ustawa z dnia 24 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018., poz. 1000 ze zm.), jak również innymi przepisami powszechnie obowiązującego prawa, oraz stosuje środki techniczne i organizacyjne gwarantujące ochronę danych, adekwatne do zagrożeń oraz rodzaju przetwarzanych danych, a w szczególności zapewnia, że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i to w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie obowiązki.

Grekom podejmuje czynności, aby jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące z Grekom dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na zlecenie Grekom.

F. Inne postanowienia

Grekom przetwarza dane osobowe mając na uwadze zasady:

1. zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości przetwarzania;
2. ograniczenia celu przetwarzania;
3. minimalizacji zakresu przetwarzanych danych;
4. prawidłowości przetwarzania danych;
5. ograniczenia przechowywania danych;
6. integralność i poufność przetwarzania;
7. rozliczalności przetwarzania.

Dane osobowe nie podlegają profilowaniu i w oparciu o te dane nie są podejmowane decyzje, w sposób zautomatyzowany.

Dane osobowe nie są przekazywane do krajów trzecich.

Grekom dokonuje aktualizacji i zmian niniejszej polityki prywatności.

Niniejsza polityka prywatności obowiązuje od 25 maja 2018r.